Menganalisa Sistem Penerimaan Kas
Pada Buana Printing
Perkembangan ekonomi di Indonesia pada saat ini sudah cukup pesat, hal ini sedikit banyak ditandai dengan banyak bermuculannya bidang-bidang usaha yang baru didirikan. Tentunya, kemunculan usaha-usaha baru ini cukup dapat mengatasi permasalahan yang selalu muncul dan menjadi topik utama di negeri ini, yaitu semakin bertambahnya pengangguran. Permasalahan tersebut dapat diatasi karena munculnya usaha-usaha baru tersebut sudah pasti memerlukan sumber daya manusia juga. Jadi usaha baru tersebut dapat menampung jumlah pengangguran yang selalu bertambah setiap tahunnya
Bidang usaha yang banyak bermunculan saat ini antara lain adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan, restoran, maupun bidang usaha yang cukup besar yaitu industri, serta bidang usaha yang lainnya
Sebagai dampak dari kemunculan adanya usaha yang baru muncul saat ini, tentunya setiap perusahaan melakukan berbagai upaya untuk membuat perusahaan tetap eksis, berkembang dan yang pasti agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lainnya. Untuk melakukan berbagai upaya tersebut tentunya memerlukan biaya yang tidak sedikit, karena untuk mengatasinya perubahaan memerlukan adanya perbaikan sistem, pengembangan sistem bahkan mungkin pembuatan sistem yang
baru, untuk mengatasi semua permasalahan yang mungkin timbul pada penggunaan sistem perusahaan yang lama Sebagai perusahaan yang baru berdiri pada tanggal 25 Oktober 1978, Buana Printing sudah mampu bersaing dengan perusahaan yang baru muncul pada era reformasi ekonomi yaitu sekitar tahun 1998. hal ini ditandai dengan masih beroperasinya perusahaan ini hingga sekarang. Namun, penggunaan sistem yang digunakan pada perusahaan ini sebagian masih bersifat manual sehingga cukup menghambat kinerja perusahaan. Sehingga, masalah produksi pun sedikit banyak juga terhambat, yang akibatnya jumlah penjualan produk perusahaan juga menjadi minim, dan penerimaan kas perusahaan sebagai pemasok dana utama atau modal perusahaan pun menjadi berkurang
Untuk mengatasi permasalahan pada sistem penerimaan kas pada Buana Printing tentunya diperlukan pengembangan serta pembuatan sistem yang baru khususnya sistem penerimaan kas yang baru. Berikut kami akan coba uraikan serta jelaskan mengenai sistem penerimaan kas pada perusahaan ini. Adapun judul dari laporan kuliah kerja praktek yang penulis uraikan berikut adalah “Analisa Sistem Penerimaan Kas Pada Buana Printing”
Metode Penelitian
Untuk memperoleh data yang akurat dalam penulisan membuat laporan ini, maka penulisan ini menggunakan beberapa metode sebagai sarana untuk membantu serta memudahkan penulis dalam penyusunan laporan. Berbagai macam metode yang penulis gunakan yaitu sebagai berikut
1. Metode Observasi
Observasi dilakukan dengan cara pengamatan langsung ke lokasi sumber informasi terkait untuk memeperoleh informasi yang dibutuhkan dalam penulisan
2. Metode Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan langsung kepada narasumber yang terkait dengan permasalahan.
3. Metode Penelitian Kepustakaan
Penelitiuan ini dilakukan dengan mempelajari buku-buku maupun catatan perkuliahan sebagai bahan referensi yang berkaitan dengan masalah yang dibahas.
Ruang lingkup
Untuk memudahkan penulis dalam penyusunan laporan makalah ini, maka penulis membatasi permasalahan hanya pada lingkup sistem penerimaan kas pada Buana Printing saja yaitu mulai dari proses penerimaan kas, pencatatatan penerimaan kas, pembukuan penerimaan kas sampai dengan pembuatan laporan
Pengertian Sistem Informasi
Informasi didapat dari suatu proses didalam suatu sistem yang disebut informasi (Information Processing Sistem). (Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis, Analisis Sistem Informasi Jogiyanto Hartono, 2001,11)
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
ANALISA SISTEM BERJALAN
Usaha percetakan di Indonesia cukup berkembang dan memiliki prospek bisnis yang baik. Percetakan meliputi pencetakan di atas kertas atau bahan lain yang lebih tebal seperti karton. Perusahaan yang melayani jasa percetakan tersebut menerima order dari pelanggannya berupa materi yang sudah jadi ataupun yang masih mentah. Jika materi tersebut sudah dalam bentuk jadi maka percetakan dapat langsung melakukan proses pencetakan pada mesin cetak sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan dan warna yang sesuai. Jika materi tersebut masih mentah maka harus diolah lagi oleh percetakan hingga siap untuk dicetak
Tinjauan Perusahaan
Buana Printing adalah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan. Pada awalnya perusahaan ini lebih memfokuskan pada usaha percetakan. Namun dalam perjalanannya perusahaan ini juga menambah unit kerja dalam bidang desain grafis sehingga Buana Printing memiliki usaha percetakan dan desain grafis. Dengan dua jenis usaha ini maka perusahaan dapat lebih banyak mendapatkan pelanggan
Sejarah Perusahaan
Buana Printing didirikan pada tanggal 25 Oktober 1978 oleh Budi Tjahjono Prawiro. Buana Printing memulai usahanya sebagai perusahan percetakan. Setelah bertahun-tahun, perusahaan ini mengembangkan bidang usahanya lebih dari sekedar percetakan. Buana Printing juga menawarkan jasa di bidang desain grafis. Tujuannya adalah memberikan jasa layanan yang terbaik. Dengan adanya pertumbuhan industri jasa, Buana Printing tetap konsisten dengan usaha percetakannya yang dilengkapi dengan teknologi digital pada Departemen Prepress dan mesin cetak yang modern beserta sumber daya manusia yang terampil dan terlatih. Dalam pengembangannya, Buana Printing memiliki visi ketepatan, keakuratan, dan dapat diandalkan. Visi ini dicapai tanpa mengabaikan komitmen untuk menghasilkan kualitas cetak yang baik dan pelayanan yang maksimal terhadap pelanggan.
Struktur Organisasi dan Fungsi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang baik agar kordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai
Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi pengelompokan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian
Sebagaimana penjelasan diatas, Buana Printing juga berusaha menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar struktur organisasi serta fungsi tiap personil atau bagian yang ada Buana Printing :
Gambar I
STRUKTUR ORGANISASI BUANA PRINTING
Berikut ini adalah fungsi dan wewenang dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi Buana Printing, antara lain :
1. Komisaris
Merupakan pengawas jalannya perusahaan. Komisaris perusahaan juga
merupakan pemilik Buana Printing
Tugasnya :
a. Mengawasi jalannya perusahaan secara umum
b. Bertanggung jawab, dan penanggung resiko terhadap maju mundurnya, serta keuntungan maupun kerugian yang dihadapi perusahaan
c. Mencari dana sebagai tambahan modal untuk perusahaan
2. Direktur
Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan.
Tugasnya :
a. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari-hari.
b. Mengawasi jalannya perusahaan sesuai prosedur serta ketetapan perusahaan
yang berlaku.
c. Sebagai penghubung antara bagian lain dengan komisaris perusahaan
d. Menyusun, melaksanakan dan meningkatkan jumlah, mutu produksi, serta
penggunaan sarana dan prasarana yang perusahaan
e. Bertanggung jawab terhadap kuantitas dan kualitas produksi.
f. Memimpin rapat perusahaan
g. Mengontrol kedisiplinan seluruh bawahannya.
h. Mengesahkan dan mengirim laporan perusahaan kepada komisaris perusahaan.
- Kepala Administrasi
Merupakan kepala bagian yang mengatur semua administrasi perusahaan yang mencakup surat-menyurat, sumber daya manusia serta perlengkapan aset yang dimiliki oleh perusahaan. Kepala administrasi juga mengerjakan bagian ekspedisi yang bertujuan untuk mengirim dan penerimaan barang
Tugasnya :
a. Memberikan perusahaan tata administrasi yang baik sehingga perusahaan dapat
mengetahui mengenai surat-menyurat yang masuk dan keluar.
b. Melaksanakan tugas perekrutan dan pembinaan sumber daya manusia di perusahaan sehingga dapat diketahui dengan jelas mengenai jumlah personel yang ada maupun yang keluar
c. Mengawasi proses ekspedisi agar pengiriman barang tersebut dapat sampai ke
tempat tujuan dengan baik
- Kepala Accounting
Merupakan kepala bagian yang mengatur seluruh arus dana dan keuangan perusahaan.
Tugasnya:
a. Mengawasi dan mengatur seluruh arus dana dan keuangan perusahaan
b. Mencatat dan mengelola keuangan perusahaan
c. Mengurus dan membayar seluruh gaji karyawan perusahaan.
d. Menyusun dan membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan..
- Kepala Produksi
Merupakan kepala bagian yang mengawasi serta mengatur jalannya produksi perusahaan. Sebagai orang yang bertanggung jawab terhadap mutu serta kuntitas produk yang dihasilkan sampai dengan proses akhir produksi
Tugasnya:
a. Bertanggung jawab terhadap kuantitas dan kualitas produksi.
b. Menginstruksikan kepada koordinator secara langsung tugas-tugas para
koordinator sesuai bagiannya
c. Mengontrol dan mengawasi kedisiplinan jalannya proses produksi
- Kepala Purchasing
Merupakan kepala bagian yang mengawasi dan mengatur semua kebutuhan pokok perusahaan termasuk kebutuhan bahan baku.
Tugasnya:
a. Menghubungi dan mengatur proses pembelian kebutuhan pokok perusahaan kepada
para supplier
b. Bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu pengiriman kebutuhan pokok
perusahaan.
c. Melakukan negosiasi dalam pembelian kebutuhan pokok perusahaan.
d. Membayar tagihan kepada supplier , setelah dana tagihan pembelian disetujui
dan diberikan oleh bagian accounting
- Staf Administrasi
Merupakan bagian yang membantu Kepala Ad ministrasi dalam melaksanakan tugas-tugasnya
Tugas bagian ini yaitu :
a. Membantu Kepala administrasi dalam menyusun tata kelola administrasi
perusahaan sehingga surat-menyurat dapat dilaksanakan dengan baik
b. Mendata perekrutan dan pembinaan sumber daya manusia di perusahaan sehingga
dapat diketahui dengan jelas mengenai jumlah personel yang ada maupun yang
keluar
c. Menjalankan proses ekspedisi agar pengiriman barang tersebut dapat sampai ke
tempat tujuan dengan baik.
- Staf Accounting
Merupakan bagian yang mengatur seluruh arus dana dan keuangan perusahaan.
Tugas bagian ini yaitu.
a. Mencatat dana masuk maupun dana keluar perusahaan
b. Membuat laporan keuangan harian
c. Membantu kepala accounting dalam penyusunan laporan keuangan bulanan
serta penggajian karyawan
- Koordinator
Melaksanakan tugas-tugas yang diinstruksikan oleh Kepala Produksi sesuai dengan kualitas instruksi. Koordinator pada Buana Printing terdiri dari:
Koordinator design grafis, Koordinator pra cetak, Koodinator cetak, dan Koordinator Finishing.
Tugasnya yaitu :
a. Mengintruksikan tugas-tugas kepada para operator
b. Mengawasi kedisiplinan kerja para operator
c. Mengawasi jalannya proses produksi dan mesin-mesin yang berhubungan dengan proses produksi perusahaan
d. Melaporkan apabila ada hambatan atau kerusakan mesin kepada Kepala Produksi, agar segera mendapat tindakan perbaikan
- Staf Purchasing
Merupakan staf yang membantu dalam pelaksanaan tugas Kepala Purchasing,
Tugas bagian ini :
a. Melakukan pembelian bahan baku kepada supplier.
b. Menyusun laporan tagihan pembelian supplier, untuk dilaporkan ke bagian accounting agar ditindaklanjuti pembayarannya
- Operator
Merupakan orang-orang (karyawan) yang membantu proses produksi untuk menghasilkan produk sampai dengan proses finishing.
Tugas bagian ini :
a. Melakukan perintah serta pekerjaan yang telah ditentukan oleh atasannya,
yaitu Koordinator dan Kepala Produksi
b. Bertanggung jawab mengerjakan pekerjaan yang diinstruksikan atasannya
Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Prosedur sistem Penerimaan Kas pada Buana Printing adalah sebagai berikut :
a) Proses Penerimaan Kas
Setiap kali terjadi transaksi penerimaan kas, baik itu yang berasal dari penjualan, maupun pembayaran hutang kepada pemilik perusahaan, maka bagian accounting mencatatnya dalam buku kas harian perusahaan, dan membuatkan kwitansinya sebanyak rangkap 3 (tiga). Dimana rangkap 1 (satu) untuk pemberi dana, 2 (dua) lagi untuk bagian accounting
b) Proses Pencatatan Penerimaan Kas
Bagian accounting mencatat transaksi seluruh dana yang masuk setiap hari di perusahaan. Kemudian dana yang telah diterima tersebut dibuatkan bukti penerimaan kasnya, berupa kwitansi. Lalu proses pencatatan penerimaan kas ini dibuat laporannya setiap bulan
c) Proses Pembukuan Catatan Penerimaan Kas
Kwitansi rangkap 2 (dua ) penerimaan tersebut disimpan dalam Arsip Penerimaan Kas dan satunya untuk membuat laporan Buku Besar.
d) Proses Pembuatan Buku Besar
Setiap akhir bulan, bagian accounting membuatkan laporan keuangan dalam bentuk Buku Besar. Seluruh data yang ada untuk membuat laporan, diperoleh dari kwitansi yang telah tersimpan di dalam Arsip Penerimaan Kas. Kemudian berkas tersebut diinput, dan setelah selesai menjadi buku besar kemudian dibuat menjadi laporan keuangan perusahaan. Bagian Accounting membuat Laporan Laba Rugi sehingga diketahui laba bersih (rugi) perusahaan. Lalu dibuat Neraca perusahaan yang mengambarkan sisi debet dan kredit perusahaan. Sisi debet terdiri dari asset dan sisi kredit terdiri dari kewajiban dan modal. Laporan keuangan tersebut dibuat copynya sebanyak 3 (tiga) lembar. Laporan keuangan yang asli dismpan di Bagian Accounting. Sedangkan dua lembar copy lainnya diberikan kepada Direktur dan Komisaris Perusahaan untuk dimintai persetujuan
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan
A.Diagram Konteks
Berikut ini adalah gambar Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan Buana Printing, sebagaimana yang tampak pada gambar II yaitu :
Gambar II
DIAGRAM KONTEKS
SISTEM AKUNTANSI BERJALAN
B. Diagram Nol
Berikut ini adalah gambar Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan Buana
Printing, sebagaimana yang tampak pada gambar III yaitu :
Gambar III
DIAGARAM NOL
SISTEM AKUNTANSI BERJALAN
C. Diagram Detail
Berikut ini adalah gambar Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan Buana Printing, sebagaimana yang tampak pada gambar IV, berikut ini, yaitu :
Gambar IV
DIAGRAM DETAIL
SISTEM AKUNTANSI BERJALAN
Tidak ada komentar:
Posting Komentar